Bất kỳ cuộc khảo sát nào về những đặc điểm mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm ở những ứng viên tiềm năng, thì kỹ năng mềm đều chiếm ưu thế trong kết quả. Trên thực tế, kỹ năng mềm quan trọng đến mức nhiều người nghĩ nên đặt một cái tên mới cho chúng đó là “kỹ năng quyền lực”. Rõ ràng, bất kỳ nhân viên nào muốn đạt được thành tựu hay tăng thêm quyền lực ở nơi làm việc đều phải sử dụng kỹ năng mềm của họ. Sử dụng từ “mềm” ở đây rất dễ gây hiểu lầm, không chỉ vì nó hàm ý một thứ gì đó lông bông, không quan trọng và không có sức mạnh, mà còn là vì khó có thể thành thạo được các kỹ năng “mềm”.
Hãy xem xét một ví dụ sau. Giao tiếp là một kỹ năng mềm xuất hiện ở tất cả các cuộc đối thoại. Khi ai đó đặt giao tiếp vào danh sách kỹ năng mềm, ý nghĩa ở đây là gì? Giao tiếp bằng văn bản hay là viết báo cáo?
Còn về giao tiếp bằng lời nói thì sao? Những khía cạnh nào cần được trình bày? Kỹ năng nói liên tục? Kỹ năng nghe và hiểu?
Tiếp đó là giao tiếp đa phương tiện – chẳng hạn như sử dụng âm thanh và hình ảnh để hỗ trợ cho PowerPoint trong thuyết trình và tạo podcast cũng như hội thảo trên web.
Khi suy sét đến những điều kể trên, bạn sẽ nhận ra rằng giao tiếp thực sự rất phức tạp, và để thông thạo giao tiếp là một việc rất khó.
Sự phức tạp đó dẫn đến một vấn đề khác: việc sử dụng các thuật ngữ quá rộng. Yêu cầu về “kỹ năng giao tiếp” cũng giúp ích như yêu cầu “kỹ năng tốt của nhân viên”. Cả hai điều này đều khá là mơ hồ và cần phải được định nghĩa rõ thêm.
Để hiểu cụ thể hơn, hãy tập trung vào một khía cạnh của giao tiếp, cái mà rất quan trọng trong việc đào tạo: giao tiếp bằng lời nói. Công việc của người đào tạo có tính chất ngôn từ cao, dù là đào tạo trực tiếp hay gián tiếp, và những hướng dẫn viên có kỹ năng giao tiếp tốt thường thành công, ngay cả khi họ thiếu chuyên môn trong các lĩnh vực khác. Giảng viên viết email và sử dụng các hình thức truyền thông khác để giảng dạy qua e-learning, nhưng thực ra lời nói của họ mới là thứ kiểm soát việc giảng dạy. Không có công cụ rườm rà nào để có thể dẫn đến buổi dạy kém chất lượng.
Tìm hiểu cụ thể về các cách thức giao tiếp chỉ là một bước để giúp kỹ năng mềm này bớt “cứng” hơn. Hầu hết mọi người đều sợ phải phát biểu trước đám đông, và ngay cả khi họ cảm thấy tự tin với tư cách là chuyên gia về một lĩnh vực nào đó, họ vẫn sẽ cảm thấy không thoải mái khi nói nơi đông người.
Làm thế nào để có thể trở thành một người giao tiếp giỏi? Khi chia nghệ thuật nói thành những phần dễ hiểu và dễ nắm bắt, chúng ta sẽ hiểu rằng tất cả việc nói bao gồm hai thành phần chính: người nói cần làm gì trước khi nói và họ làm gì khi đang nói. Những điều này hoàn toàn khác nhau và chúng áp dụng cho mọi cuộc giao tiếp. Từ nói chuyện trực tiếp, phát biểu ở các nhóm nhỏ, nhóm lớn, cuộc họp nhân viên, buổi thuyết trình quan trọng, những cuộc trò chuyện thân mật, hay gọi điện Facetime, thậm chí cả ghi âm podcast, … tất cả các kiểu trò chuyện này đều đòi hỏi một thông điệp và nói chúng ra thành lời.
Về mặt trực giác, điều này là đúng, tuy nhiên những cuốn sách về kỹ năng giao tiếp trực tiếp luôn không phân biệt được điều quan trọng này. Một số người giỏi trong việc nghĩ ra những điều cần nói nhưng lại không thể truyền tải được hết thông điệp. Một số người giỏi ăn nói nhưng trong lời nói lại không có giá trị. Là một người diễn giả giỏi thì phải thông thạo cả hai điều này.
Trước khi thốt ra một từ, những diễn giả giỏi sẽ tạo ra thông điệp với năm điều cần để ý như sau:
- Khán giả: Khán giả gồm những đối tượng nào? Họ biết những gì? Họ cần biết những gì? Họ có khả năng tiếp nhận như thế nào? Tâm trạng của họ đang ra sao? Chủ đề họ đang quan tâm là gì? Các cuộc nói chuyện, bài phát biểu và hướng dẫn không nên quá chung chung, mơ hồ.
- Nội dung: Thông tin người diễn giả cần truyền tải là gì? Họ cần những gì để mang thông tin đó tới khán giả? Họ có cần cắt giảm những gì vì vấn đề hạn chế thời gian hay không?
- Tổ chức: Điều gì ở phần mở màn sẽ thu hút khán giả? Làm thế nào để sự chuyển tiếp hiệu quả hơn? Diễn giả nên nói gì ở mục mở đầu và kết thúc? Làm thế nào để có một đoạn kết truyền tải cảm hứng?
- Ngoại hình: Diện mạo nào sẽ phù hợp và gây ấn tượng đối với khán giả?
- Hỗ trợ trực quan: Làm thế nào để tránh được các lỗi thường gặp (Ví dụ như phần trình chiếu chỉ toàn các dấu gạch đầu dòng và quá nhiều chữ)? Có thể thêm âm thanh hoặc hình ảnh để truyền tải thông điệp rõ ràng hơn không? Người phát biểu cần thực hiện những sự thay đổi nào khi chuyển từ diễn tập trong màn hình lớn sang màn hình nhỏ qua thiết bị di động?
Không phải tất cả các bài thuyết trình đều yêu cầu có các thiết bị hỗ trợ, vì vậy đôi khi không nhất thiết phải chuẩn bị chúng.
Tuy nhiên, sự chuẩn bị chưa bao giờ là thừa để chắc chắn cho việc truyền tải đầy đủ thông điệp. Những diễn giả tuyệt vời luôn lưu ý đến sau khía cạnh của một phần trình diễn như sau:
- Sự bình tĩnh: Hãy tỏ ra bình tĩnh, đĩnh đạc và tự tin, đồng thời tránh tạo cảm giác khó chịu khiến khán giả mất tập trung.
- Giọng nói: Hãy đảm bảo rằng khán giả nghe rõ từng từ. Tránh nói quá to hoặc quá bé hoặc nối các từ vào với nhau.
- Trải nghiệm: Lồng ghép cảm xúc và những bài học thực tế vào bài thuyết trình. Tránh nói buồn tẻ, đơn điệu.
- Giao tiếp bằng mắt: Kết nối với người nghe và theo dõi phản ứng của khán giả.
- Cử chỉ: Sử dụng các cử động tay, cơ thể để bổ sung cho lời nói của mình.
- Tốc độ: Điều chỉnh tốc độ nói: nhanh, chậm, thêm các khoảng ngắt nghỉ để nhấn mạnh các ý.
Mặc dù ngôn ngữ được sử dụng trong các mẹo này khác với một số mô tả phổ biến của việc phân phối, chẳng hạn như âm lượng, cách phát âm, cách diễn đạt, sự nhiệt tình và cách thể hiện, tất cả các yếu tố đó đều được đề cập. Hãy ghi nhớ mục tiêu là làm cho kỹ năng này “dễ nhai” hơn. Mục tiêu đó được thực hiện bằng cách làm cho ngôn ngữ dễ hiểu hơn. Hãy thổi hồn vào cho bài diễn thuyết của bạn.
Với 11 bước này, việc cải thiện khả năng giao tiếp bằng giọng nói không còn quá xa vời. Một người có thể thành thạo việc sử dụng các cử chỉ và điều chỉnh tốc độ nói nhưng lại không biết tận dụng các công cụ hỗ trợ trực quan, một người diễn giả khác có nội dung tuyệt vời nhưng lại thường bị căng thẳng khi đứng trước đám đông. Giờ đây cả hai đều biết chính xác phần nào của họ đã thành thạo và cần phải cải thiện phần nào để có được một bài diễn thuyết hoàn chỉnh hơn. Tuy vẫn còn nhiều khó khăn, ví dụ như việc từ bỏ thói quen gạch đầu dòng và chỉ cầm giấy đọc, nhưng với những kiến thức mới này, việc phát triển kỹ năng giao tiếp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Nguồn: Training Industry
