Quản lý sản xuất hiệu quả mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp và cả khách hàng, giúp doanh nghiệp làm chủ được hoạt động sản xuất; tận dụng được tối đa nguồn lực với chi phí thấp nhất và mang lại hiệu quả cao nhất; loại trừ, giảm thiểu những rủi ro và lãng phí. Và người quản lý sản xuất có vai trò quan trọng, mang tính quyết định đến hiệu quả sản xuất. Bài viết là bức tranh khắc họa rõ nét chân dung nhà quản lý sản xuất chuyên nghiệp.

Quản Lý Sản Xuất Là Gì ?

Sản xuất là quá trình biến đổi nguồn lực đầu vào, qua quá trình biến đổi, quá trình kiểm soát và các hệ thống kiểm soát thông tin, chia sẻ thông tin phản hồi sẽ tạo ra các sản phẩm và dịch vụ.

Và quá trình sản xuất tuân theo quy tắc 4M với đầu ra của sản phẩm dịch vụ thỏa mãn các yếu tố PQCDSM.

  • Quy tắc 4M là viết tắt của 4 nguồn lực đầu vào (input) của quá trình sản xuất. Đó là Man – Nhân lực, Machine – Máy móc, Method – Phương pháp, Material – Nguyên vật liệu.
  • PQCDSM đại diện cho 6 tiêu chí đầu ra của sản phẩm với:
  • P – Productivity – Năng suất: Năng suất tốt phù hợp với hiệu suất máy móc, quy trình.
  • Q – Quality – Chất lượng: Đảm bảo chất lượng tốt, lượng phế phẩm bằng không và lượng phàn nàn từ khách hàng bằng không.
  • C – Cost – Chi phí: Đảm bảo tiết kiệm chi phí nhưng không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
  • D – Delivery – Giao hàng: Giao hàng nhanh, đúng hẹn theo nhu cầu của khách hàng.
  • S – Safety– An toàn: Đảm bảo an toàn lao động và an toàn sinh thái
  • M – Morale – Tinh thần làm việc: Thức đẩy được tinh thần của người lao động.

Quản lý là những hoạt động cần thiết được thực hiện khi con người kết hợp với nhau và với các chủ thể khác nhằm đạt được những tiêu chung sao cho tận dụng tối đa được nguồn lực, giảm lãng phí và đạt được kết quả tốt nhất, nghĩa là phải có các biện pháp kiểm soát các yếu tố PQCDSM và quản lý các nguồn lực đầu vào. 

Quản lý sản xuất là quá trình thiết kế, hoạch định tổ chức điều hành, kiểm soát thông tin.. để biến các nguồn lực đầu vào (4M) thành các sản phẩm, dịch vụ đầu ra đáp ứng được PQCDSM

Và để làm được điều đó, nhà quản lý sản xuất có vai trò quan trọng trên hết.

Người Quản Lý Sản Xuất

Trước tiên, người quản lý sản xuất phải một vốn kiến thức chuyên môn nhất định cùng các kỹ năng quản lý sản xuất cần thiết:

  1. Quản lý nhân sự
  2. Quản lý thời gian
  3. Quản lý mục tiêu
  4. Quản lý xung đột
  5. Quản lý thông tin
  6. Quản lý rủi ro
  7. Kỹ năng tổng hợp vấn đề
  8. Kỹ năng giải quyết vấn đề
  9. Kỹ năng tạo động lực
  10. Kỹ năng ra quyết định
  11. Giao tiếp, linh hoạt theo JR (Job Relations)

Với tư cách là một người sản xuất, nhà quản lý sản xuất phải quản lý được các yếu tố sau:

  1. Quản lý chất lượng
  2. Quản lý tiến độ
  3. Quản lý nguyên vật liệu
  4. Quản lý nhân công, nguyên vật liệu
  5. Quản lý nhân công, lao động
  6. Quản lý an toàn
  7. Quản lý máy móc, thiết bị theo bảo trì TPM
  8. Quản lý mặt bằng sản xuất
  9. Quản lý chi phí

Theo từng cấp độ quản lý, mà yêu cầu về các kỹ năng sẽ càng cao hơn và bao trùm nhiều hơn:

  • Cấp quản lý cơ sở: Kỹ năng về kỹ thuật
  • Cấp quản lý trung gian: Kỹ năng về kỹ thuật,  Kỹ năng về con người
  • Cấp quản lý cao nhất: Kỹ năng về kỹ thuật, Kỹ năng về con người, Kỹ năng định hướng, tư duy dài hạn.

Nội Dung Quản Lý Của Quản Lý Sản Xuất

Để quản lý sản xuất được hiệu quả, các nhà quản lý sản xuất cần xác định rõ các nội dung quản lý theo nguyên tắc 5W1H với:

  • W2 – Quản lý cái gì? (WHAT): bao gồm quản lý nguồn lực đầu vào: Con người, Máy móc, Phương pháp – Quá trình, Nguyên vật liệu và quản lý sản xuất: Quản lý chất lượng, Quản lý tiến độ, Quản lý nguyên vật liệu, Quản lý nhân công, Quản lý an toàn, Quản lý máy móc, Quản lý mặt bằng sản xuất, Quản lý chi phí.
  • W3 – Quản lý khi nào? (WHERE): Khi có hoạt động sản xuất, khi đó cần quản lý sản xuất.

Để nắm bắt được rõ ràng, mỗi thời điểm cần có công cụ để kiểm soát hoạt động sản xuất. Hàng ngày và cả trong mỗi giờ dùng bảng thông tin: về số lượng thành phẩm, số lượng bán thành phẩm, thời gian cho một đơn vị sản phẩm,… Từ những bảng thông tin tạo lập thành báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng năm.

  • W4: Quản lý ở đâu? (WHERE)

Đối với từng cấp độ quản lý, vị trí  quản lý cũng khác nhau, đó là quản lý trong công đoạn (với quản lý cấp thấp nhất), quản lý giữa các công đoạn, quản lý trong các công đoạn, quan độ giữa các nhà máy (với cấp quản lý cao nhất).

  • W5 – Quản lý ai ? (WHO)

Tương tự, mỗi cấp quản lý khác nhau, sẽ quản lý các cấp nhân viên khác nhau. Quản lý có hiệu quả hay không phụ thuộc vào tính hợp lý của phân chia phòng ban, công đoạn, nhà xưởng.

  • H – Quản lý như thế nào? (HOW)

Quản lý sản xuất cần tuân theo các bước

Những Phẩm Chất Của Một Người Quản Lý Sản Xuất:

  1. Đảm  bảo công bằng
  2. Trao cơ hội
  3. Phân công công việc đồng đều
  4. Chỉ dẫn cấp dưới
  5. Giúp đỡ đội nhóm
  6. Ủng hộ lãnh đạo/ doanh nghiệp
  7. Tạo động lực
  8. Báo cáo kịp thời
  9. Hợp tác với các bộ phận khác

Ngoài ra cần có:

  • Sinh lực bền bỉ
  • Tốc độ – nhanh nhẹn
  • Cởi mở – mềm dẻo
  • Có cá tính, thu hút
  • Có năng lực tạo tầm nhìn
  • Có chuyên môn, kiến thức
  • Có tính sáng tạo, đầu óc tưởng tượng
  • Có năng lực thành công và hiện thực hóa công việc

Vị Trí Của Quản Lý Sản Xuất Trong Doanh Nghiệp

Quản lý sản xuất có mối quan hệ mật thiết với doanh nghiệp đồng thời quản lý sản xuất không tách rời các hệ thống quản lý khác như quản lý tài chính, quản lý sản xuất, quản lý marketing, quản lý mua sắm, quản lý nhân lực.

Với trọng tâm của quản lý là con người nên năng lực lãnh đạo có ý nghĩa quan trọng. Người quản lý sản xuất cần hội tụ đủ các kỹ năng và phẩm chất để điều phối hoạt động sản xuất một cách hiệu quả nhất.