Hệ thống Kanban là gì?

Hệ thống Kanban là một hệ thống trực quan để tổ chức quy trình làm việc. Ban đầu xuất phát từ nhà máy sản xuất Toyota Motors, phương pháp này lấy tên từ một từ tiếng Nhật có nghĩa là ‘biển báo’ hoặc ‘biển quảng cáo’.

Cho đến khi phương pháp luận Kanban được áp dụng vào những năm 1940, hầu hết các cơ sở sản xuất đều hoạt động trên một “hệ thống đẩy” – push system, nghĩa là nguồn cung cấp được chuyển đến các nhà máy sản xuất dựa trên nhu cầu dự báo trước đó cho dù dây chuyền sản xuất đã sẵn sàng cho họ hay chưa. Với Kanban, hệ thống sản xuất của Toyota đã tạo ra một ‘hệ thống kéo’ – pull system –  trong đó việc tiêu thụ thực tế của khách hàng quyết định đến nhu cầu sản xuất nhiều hơn, do đó có nhiều nguồn cung hơn.

Khi các ngành khác nhau triển khai Kanban, hệ thống đã được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của từng ngành. Khi hệ thống kanban được triển khai đúng cách trong quản lý dự án, nó sẽ giúp ngăn ngừa tắc nghẽn, khuyến khích cải tiến liên tục và cân bằng nhu cầu so với năng lực sẵn có.

Phân loại hệ thống Kanban

Kanban khởi đầu chỉ là một cách tổ chức công việc trong môi trường sản xuất. Việc áp dụng Kanban bởi các ngành công nghiệp đa dạng dẫn đến nhiều hình thức khác nhau về cách triển khai hệ thống Kanban, một số trong số đó có thể dễ dàng thích ứng với thế giới kỹ thuật số và một số hoạt động tốt nhất trong lĩnh vực vật lý.

• Hệ thống thùng – Bin System

Hệ thống thùng là một hệ thống tương tự hữu ích trong môi trường sản xuất vật lý. Trong một hệ thống hai thùng (two-bin system) đơn giản, các thùng giống hệt nhau sẽ lưu trữ số lượng hàng hóa như nhau. 

Khi thùng thứ nhất được làm trống (sử dụng hết), sẽ được gửi đi để làm đầy. Trong lúc đó thùng thứ hai được sử dụng và thùng thứ nhất được làm đầy trước khi thùng thứ hai sử dụng hết, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu và gián đoạn sản xuất.

• Hệ thống thẻ – Card System

Mặc dù hầu hết các Hệ thống Kanban đều sử dụng thẻ theo một cách nào đó, nhưng hệ thống thẻ là một tập hợp con cụ thể của Hệ thống Kanban. Trong phương pháp này, các thẻ được tạo ra để đại diện cho từng mặt hàng cần được sản xuất hoặc một nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Trong môi trường tương tự, các thẻ chứa thông tin sản xuất quan trọng, được đặt ở đầu dây chuyền sản xuất khi mặt hàng cần thiết, báo hiệu quá trình sản xuất bắt đầu.

Thẻ đi kèm với sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất và vẫn tồn tại với nó cho đến khi sản phẩm được vận chuyển, mua, tiêu dùng, bất kể trường hợp nào xảy ra. Tại thời điểm này, thẻ được đưa trở lại đầu dây chuyền sản xuất, báo hiệu quá trình bắt đầu lại.

Trong không gian làm việc kỹ thuật số, các thẻ thường đại diện cho các nhiệm vụ cần hoàn thành hoặc các mục đơn lẻ là một phần của dự án lớn hơn. Ví dụ như “viết câu hỏi cho khảo sát người dùng” hoặc “tạo một bài đăng trên blog từ kết quả khảo sát”.

Trên bảng Kanban kỹ thuật số, mỗi mục này được thể hiện bằng một thẻ và các thẻ được chuyển xuống một hàng cột thể hiện các giai đoạn trong quy trình làm việc của nhóm. Các cột có thể được gắn nhãn Việc cần làm (To do) , Đang làm (Doing) , Đã xong (Done) hoặc bất kỳ chuỗi bước nào dành riêng cho quy trình của doanh nghiệp.

• Hệ thống bán thành phẩm (WIP)

WIP – Work In Progress là bán thành phẩm hoặc dùng để chỉ những công việc đang xử lý. Một trong những khía cạnh có giá trị nhất của Hệ thống Kanban hiệu quả là giới hạn bán thành phẩm. Bởi vì mọi đội đều có năng lực hạn chế, các nhiệm vụ sẽ bị dồn lại, khiến các thành viên trong nhóm đa nhiệm không hiệu quả hoặc bỏ bê một số nhiệm vụ hoàn toàn.

Số lượng bán thành phẩm đang được làm ở mỗi công đoạn cần được giới hạn. Các giới hạn đảm bảo rằng chỉ một số công việc được xác định trước được coi là “đang tiến hành” tại bất kỳ thời điểm nào, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Điều này còn giúp cho nhóm tập trung xử lý các công việc còn tồn đọng, tránh lãng phí do phải chuyển đổi qua lại giữa các công việc. Các giới hạn WIP được xác định bằng cách đánh giá năng lực của nhóm.

Trong hệ thống Kanban kỹ thuật số, các giới hạn WIP được triển khai bằng quy tắc: chỉ cho phép một số thẻ nhất định trong không gian “Đang làm” cùng một lúc; nếu thẻ bổ sung được di chuyển vào không gian khi đã đạt đến giới hạn WIP, hộp thoại hoặc công cụ cảnh báo khác sẽ cảnh báo người dùng về giới hạn WIP. Sau đó, những công việc còn tồn đọng sẽ được nhóm tập trung xử lý.

Sáu quy tắc để triển khai Hệ thống Kanban hiệu quả

Toyota đã đưa ra sáu quy tắc để triển khai thành công hệ thống Kanban. Một số quy tắc áp dụng dễ dàng hơn cho các hệ thống tương tự, nhưng điều quan trọng là cần nắm chắc các nguyên tắc cơ bản khiến Kanban là phương thức hoạt động hiệu quả.

Chúng ta hãy xem xét sáu quy tắc để triển khai thành công một hệ thống kanban:

• Khách hàng (downstream) chỉ nhận các thành phẩm với số lượng chính xác được quy định bởi thẻ kanban

Quy tắc này loại bỏ các đơn đặt hàng theo hình thức “just in case” (mì ăn liền hoặc dự phòng) từ những người và bộ phận khác trong quá trình sản xuất. Điều này giúp tránh khỏi việc yêu cầu nhân viên của bạn thực hiện những việc không cần thiết (không đáp ứng nhu cầu nào hiện tại

• Nhà cung cấp (upstream) sản xuất các mặt hàng với số lượng và trình tự chính xác được quy định bởi thẻ kanban.

Trong môi trường liên tục, nếu không tuân thủ quy tắc trên sẽ dẫn đến sản xuất quá mức, tài nguyên bị ràng buộc trong tình trạng dư thừa một cách không cần thiết. Áp dụng quy tắc này trong thế giới kỹ thuật số có nghĩa là chỉ thực hiện các công việc khi chúng thực sự được yêu cầu.

Điều này giúp hạn chế lãng phí bởi có thể dự đoán được các công việc cần thực hiện trước khi nhiệm vụ được giao.

• Không có mặt hàng nào được thực hiện hoặc di chuyển mà không có thẻ kanban.

Để vận hành bất kỳ hệ thống nào, nhóm cần phải gắn bó với hệ thống đó. Hay nói cách khác, các thẻ trở thành tiêu chuẩn vàng cho những gì được thực hiện và mọi người có thể tin tưởng rằng bảng Kanban đang khắc họa sắc nét bức tranh về tiến độ dự án. Nếu không có thẻ cho công việc phải làm, hãy tạo thẻ mới.

• Mỗi thẻ Kanban nên đi kèm với mỗi mục

Trong môi trường sản xuất vật lý, việc di chuyển mọi thứ mà không có thẻ kanban sẽ gây thiệt hại cho hệ thống sản xuất. Trong thế giới kỹ thuật số, thẻ là hệ thống, vì vậy, điều cần thiết là các thành viên trong nhóm phải sử dụng thẻ đúng cách để mọi người luôn có tổ chức.

• Sai sót hoặc số lượng không chính xác sẽ không bao giờ được chuyển tiếp đến quy trình tiếp theo

Quy tắc đơn giản trong quá trình sản xuất: không gửi sản phẩm lỗi. Việc áp dụng quy tắc này vào không gian làm việc kỹ thuật số cũng không quá khó.

Cho dù đó là mã phần mềm, bài đăng trên blog hay kế hoạch tiếp thị, các thành viên trong nhóm phải đảm bảo các mặt hàng bị lỗi và kém chất lượng được sửa chữa trước khi chuyển chúng sang giai đoạn tiếp theo của dự án.

• Số lượng thẻ kanban được giảm một cách cẩn thận để giảm lượng hàng tồn kho và để lộ ra các vấn đề.

Sự đơn giản là điều khiến Kanban trở nên hữu ích. Trong sản xuất liên tục, quá nhiều thẻ kanban đồng nghĩa với việc tồn kho quá nhiều, gây lãng phí tài nguyên.

Khi nhóm thực hiện cải thiện các quy trình của mình trong lĩnh vực kỹ thuật số, có thể giảm số lượng thẻ kanban để khám phá ra nơi nhóm có thể trở nên hiệu quả hơn.

Triển khai Kanban trực tuyến 

Bất kể sản phẩm của doanh nghiệp là gì, Kanban có thể giúp quản lý công việc, nhiệm vụ để nhân viên có thể hoạt động hiệu quả hơn. Bảng kanban có thể đơn giản như ghi chú dán trên bảng trắng, nhưng bảng Kanban điện tử bổ sung thêm nhiều chức năng tiện ích hơn cho hệ thống. Bảng Kanban kỹ thuật số hay còn gọi là e-kanban, cho phép người dùng thêm thông tin chi tiết, kết hợp thời hạn với lời nhắc và theo dõi tiến độ công việc.

Ngày càng có nhiều lựa chọn phần mềm Kanban để sử dụng bảng kanban trực tuyến. Một giao diện hấp dẫn, trực quan giúp đảm bảo các phòng ban sử dụng bảng một cách nhất quán và nhận ra tiềm năng của nó. Khi chọn một phần mềm cho tổ chức của mình, doanh nghiệp có thể tìm phần mềm quản lý dự án có bảng kanban hỗ trợ cả nền tảng web và ứng dụng để có tính linh hoạt tối đa.

Theo kissflow.com