5S bao gồm: sort (sàng lọc) , set in order (sắp xếp), shine (sạch sẽ) , standardize (săn sóc) , và sustain (sẵn sàng). Vô số công ty trên khắp thế giới đã sử dụng công cụ Lean nổi tiếng này để cải thiện đáng kể việc tổ chức và bảo trì nơi làm việc của họ. APL Logistic đã quyết định trở thành một phần trong số đó với việc triển khai toàn diện 5S trên toàn bộ 36 cơ sở nhờ sự giám sát của Charlie Jacobs – giám đốc cải tiến quy trình của công ty. Trên thực tế, mọi tổ chức đều có thể triển khai 5S hiệu quả như nhau – miễn là họ có các nguồn lực, tư duy và mức độ cam kết phù hợp.
Với quan niệm đó, sau đây là một số lời khuyên hữu ích để giúp các nhà sản xuất triển khai và duy trì 5S trên diện rộng
Cách tốt nhất để động viên nhân viên vận hành thực hiện 5S và khiến họ hào hứng với nó là gì?
Thật không may, điều này rất giống với câu hỏi, “Cách tốt nhất để bảo con tôi dọn phòng của chúng là gì?” bởi vì chương trình 5S điển hình bao gồm rất nhiều công việc dọn dẹp và tổ chức, và theo lời của cố nghệ sĩ Carol Channing, “Mọi người đều ghét công việc nhà”.
Mặc dù doanh nghiệp không thể thay đổi thực tế rằng các đội sản xuất có thể không ủng hộ và vui vẻ khi nghe tin ban đầu họ sẽ tham gia vào việc triển khai 5S, nhưng doanh nghiệp có thể mở ra viễn cảnh hấp dẫn hơn bằng cách:
- Tích cực quảng bá 5S: Có rất nhiều dẫn chứng thuyết phục về mức độ hiệu quả của kỷ luật 5S, có thể là hình ảnh trước và sau khi áp dụng hoặc lời chứng thực từ những doanh nghiệp đã hoàn thành dự án 5S. Ban đầu, bạn có thể lấy ví dụ từ Internet hoặc các công ty có chương trình mà quý doanh nghiệp đang cạnh tranh. Nhưng khi 5S của riêng doanh nghiệp đạt được sức hút, chúng có thể dễ dàng đến từ người chấp nhận ban đầu của công ty bạn. Dù bằng cách nào, hãy sử dụng cách công cụ truyền thông nội bộ của công ty để quảng bá 5S thường xuyên – và theo nhiều cách khác nhau
- Đưa ra ví dụ mẫu. Một ý tưởng tuyệt vời là yêu cầu các nhà quản lý cơ sở (Facility Managers) thực hiện 5S văn phòng của họ trước. Bước nhỏ nhưng mạnh mẽ này sẽ cung cấp cho nhân viên tại vị trí một ví dụ sinh động về cách 5S thực sự hoạt động và chứng minh rằng các nhà quản lý của doanh nghiệp hoàn toàn thông hiểu triển khai 5S như thế nào – theo cách mà không có bản ghi nhớ nội bộ hoặc bài phát biểu vào sáng sớm nào có thể làm được.
5S nên mất bao lâu?
5S sẽ được triển khai nhanh chóng nếu bất kỳ nhân viên vận hành nào có tính linh hoạt sẽ cho phép họ thu xếp hoàn toàn lịch trình của mình và tập chung toàn bộ sức lực vào việc triển khai 5S. Thay vào đó, hầu hết sẽ phải tìm cách hoàn thành nhiệm vụ 5S của mình trong khi vẫn hoàn thành tốt trách nhiệm hàng ngày của họ
Hãy tôn trọng thực tế này bằng cách:
- Cung cấp một đường băng dự án dài. Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho việc thực hiện 5S của bạn đủ gần để dự án có vị trí quan trọng trong chương trình nghị sự của mọi người nhưng đủ xa để đáp ứng khối lượng công việc đa dạng và lịch trình bận rộn của họ. (Công ty APL Logistic đã cho nhân viên vận hành thời gian trong ba tháng.)
- Báo trước. Ngay sau khi doanh nghiệp xác định việc triển khai 5S sắp thực hiện, hãy thông báo cho nhân viên vận hành, ngay cả khi ngày bắt đầu vẫn còn vài tháng nữa. Họ sẽ đánh giá cao người lãnh đạo và doanh nghiệp sẽ đánh giá cao trạng thái sẵn sàng được cải thiện mà nó sẽ mang lại.
- Cung cấp các chỉ dẫn, không phải thời hạn. Hoàn toàn ổn khi đưa ra các đề xuất cho nhân viên về thời gian mỗi bước cần thực hiện. Ví dụ, APL Logistic khuyên nhân viên của mình lên kế hoạch khoảng một tuần cho mỗi người để sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ. Nhưng không quản lý những tiểu tiết của nhân viên ngoài thời điểm đó và tin tưởng nhân viên ra quyết định khi họ hoàn thành công việc. Nó có thể khiến các nhà sản xuất mất ngủ trong thời gian ngắn. Nhưng nó sẽ giúp doanh nghiệp dành được sự đồng thuận hơn và tỷ lệ tuân thủ vượt trội về lâu dài
Làm thế nào các công ty có thể hỗ trợ tốt nhất cho các nỗ lực 5S của nhân viên?
Điều quan trọng là doanh nghiệp phải làm mọi thứ có thể để trang bị cho vị trí làm việc tất cả các công cụ mà họ sẽ cần để thành công – vừa phải thiết thực cũng như mang tính công nghệ. Ngoài việc đảm bảo rằng họ được cung cấp các tài liệu tham khảo và đào tạo về 5S rõ ràng và toàn diện, điều này có thể bao gồm:
- Cung cấp bộ khởi động. Phần lớn 5S rất nghiêm túc và thực tế, đó là lý do tại sao doanh nghiệp nên đảm bảo rằng vị trí làm việc có các vật dụng hữu hình như máy dán nhãn, băng đánh dấu hoặc sơn ngay khi bắt đầu triển khai. Bằng cách đó, họ sẽ không phải đổ mồ hôi vì theo dõi chi tiết những thứ đó và tự hỏi liệu mình có những công cụ phù hợp khi họ sẵn sàng tiến lên phía trước hay không. (move forward)
- Đưa ra các hướng dẫn chính thức hỗ trợ “sàng lọc”. Nhân viên vận hành sẽ thực hiện “sàng lọc” hiệu quả hơn khi họ biết cách để xử lý và loại bỏ các thiết bị, vật tư không sử dụng cũng như các vật liệu tích trữ lâu ngày. Trong quá trình nỗ lực thúc đẩy của team Charlie Jacobs, đã chỉ định một người phụ trách phân bổ lại và xử lý cơ sở vật chất, và nó hoạt động rất hiệu quả. Ngoài ra, còn có các khả năng hỗ trợ khả thi khác như tạo một cổng web nội bộ để tạo điều kiện cho nhân viên trao đổi đồ dùng không còn sử dụng với nhau – hoặc cung cấp thông tin liên hệ địa phương cho các tổ chức từ thiện khác nhau có thể sẵn sàng nhận đồ.
- Đưa ra các quyết định “săn sóc” ở cấp công ty. Yêu cầu các nhân viên vận hành riêng lẻ tự mình đưa ra kế hoạch “săn sóc” cũng hiệu quả như việc yêu cầu tất cả nhân viên thiết kế và sử dụng các phiên bản logo của riêng họ. Hãy để các chuyên gia trong bộ phận thiết kế hoặc agency quảng cáo của doanh nghiệp xác định sơ đồ màu tiêu chuẩn, kiểu chữ, thiết kế bảng hiệu và đề xuất bố cục cho bảng thông báo 5S của doanh nghiệp – hoặc mượn một cách tự do từ cách hay nhất mà bạn đã thấy sử dụng tại một trong các operations sẵn có của mình. Nó sẽ tiết kiệm cho các operations riêng lẻ nhiều công việc không cần thiết và tạo ra một cái nhìn thống nhất và chuyên nghiệp hơn trong toàn bộ công ty của bạn.
Có gợi ý hữu ích nào để khiến nhân viên bắt đầu hoặc giúp họ hoàn thành công việc dễ dàng hơn không?
Đó là câu hỏi mà doanh nghiệp có thể sẽ nghe thấy khá thường xuyên trong những tuần đầu triển kai, đặc biệt là nếu doanh nghiệp có các cơ sở lớn và phức tạp, bởi vì vị trí làm việc đó càng lớn hoặc phức tạp, thì nhân sự của nó càng có khả năng bị choáng ngợp bởi tất cả những gì phải làm.
Một số chiến thuật hoặc phương pháp tiếp cận hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo bao gồm:
- Phân chia và hoàn thành. Thay vì yêu cầu một nhóm thực hiện 5S toàn bộ cơ sở, khôn ngoan hơn là chia cơ sở thành nhiều khu vực khác nhau và sử dụng các nhóm 5S riêng lẻ để phụ trách từng khu vực đó. Hơn nữa, thật thông minh khi để mỗi khách hàng tiềm năng chọn các thành viên trong nhóm 5S cho phần của mình và sau đó để các nhóm đó chia những việc cần phải thực hiện trong khu vực của họ thành các bước thậm chí còn nhỏ hơn.
- Tạo biểu đồ mì Ý (Spaghetti Charts). Khi các nhóm giải quyết phần “sắp xếp” trong 5S tại khu vực của mình, hãy khuyến khích họ sử dụng phương pháp Lean chính thức này (hoặc một số phương pháp khác mà họ có sẵn). Nó sẽ nắm bắt chuyển động một cách hiệu quả và thể hiện các mô hình hoạt động — hoặc các mô hình hoạt động kém hiệu quả có thể bị bỏ qua
Spaghetti chart - Thiết lập các trạm “sạch sẽ” thuận tiện. Đừng làm hành động phủi bụi, đánh bóng, hút bụi, v.v. khó hơn mức cần thiết. Trước khi bước “sạch sẽ” bắt đầu, hãy đảm bảo tất cả các nhóm 5S có một trạm cung cấp dịch vụ làm sạch được trang bị đầy đủ và dễ tiếp cận ở gần khu vực làm việc theo đúng nghĩa đen, nếu mọi người phải đi bộ hơn 15 đến 20 mét để làm sạch, trạm nằm quá xa.
Mọi hoạt động có cần thiết phải thực hiện tất cả các bước “sạch sẽ” và “săn sóc” của 5S ngay bây giờ không?
Trừ khi tổ chức của bạn và các hoạt động của tổ chức có quỹ không giới hạn, đây có thể là một trong những lĩnh vực màu xám thách thức nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt. Rốt cuộc, doanh nghiệp thực sự muốn đi bao xa để đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của doanh nghiệp tuân theo cùng một sơ đồ màu và các giao thức tiêu chuẩn hóa khác? Và doanh nghiệp sẵn sàng áp dụng áp lực tài chính đến mức nào đối với các operations vừa mới làm lại hoặc đã hết vốn ?
Mặc dù không có câu trả lời tuyệt đối đúng hay sai cho câu hỏi hóc búa này, nhưng một số chính sách và phương pháp sau đây có thể giúp doanh nghiệp thiết lập nền tảng trung gian lành mạnh:
- Xem các bước “sạch sẽ” và “săn sóc” như một quá trình hơn là một sự kiện. Thật hiếm có công ty nào có thể làm cho nhân viên vận hành có thể triển khai được “sạch sẽ” và “săn sóc” 100% ngay từ khi bắt đầu. Một số thao tác đơn giản sẽ cần nhiều thời gian hơn để đạt được so với những thao tác khác và việc lao động vất vả sẽ không giúp họ triển khai được nhanh hơn. Cung cấp cho nhân viên thời gian gia hạn mà họ cần. Sau đó, khuyến khích họ làm những gì họ có thể để mọi thứ trông đẹp nhất có thể – chẳng hạn như lau chùi và tẩy rửa sàn nhà hoặc lấy miếng bọt biển dán lên những bức tường bẩn thỉu – trong thời gian tạm thời.
- Thu thập những cải tiến gần đây. Thay vì yêu cầu một cơ sở luôn luôn thực hiện cải tiến thẩm mỹ đơn giản chỉ vì lợi ích của việc kiểm tra thực hành 5S, hãy cân nhắc cho phép giữ mọi thứ như cũ cho đến lần tiếp theo khi việc cải tiến là cần thiết. (Xét cho cùng, 5S là một công cụ Lean, và không có dự án Lean thực sự nào ủng hộ sự lãng phí.)
- Có sự tham gia của các nhà cung cấp nếu thích hợp. Đừng cho rằng chỉ doanh nghiệp mới có thể mang lại bộ mặt mới cho mọi thứ. Nếu hoạt động của bạn đang cho thuê các mặt hàng như thiết bị hoặc đồ nội thất, thì có thể những nhà cung cấp đó có thể sẵn sàng cung cấp các phiên bản mới hơn hoặc được bảo trì tốt hơn của những mặt hàng đó theo yêu cầu. Ví dụ, một số cơ sở của APL Logistic đã yêu cầu các nhà cung cấp của họ đồng ý sửa chữa hoặc sơn lại toàn bộ thiết bị công nghiệp. Không phải mọi nhà cung cấp sẽ nói đồng ý nhưng sẽ không giờ thiệt khi đề xuất điều này với họ.
Một lưu ý cuối cùng là điều quan trọng khi quyết định tiêu chuẩn 5S mà công ty của bạn sẵn sàng tạm thời điều chỉnh theo, điều cần thiết cũng là xác định tiêu chuẩn nào quan trọng đến mức mọi địa điểm phải tuân thủ chúng cho dù thế nào đi nữa. Trong trường hợp của công ty APL Logistic, nhiều tiêu chuẩn liên quan đến an toàn (chẳng hạn như đặt dải điện dưới mỗi bàn trong phòng họp để mọi người không phải cắm máy tính xách tay của họ vào tường và gây nguy hiểm khi mọi người đi lại). Đối với quý doanh nghiệp, chúng có thể bao gồm việc loại bỏ các khẩu hiệu lỗi thời hoặc ánh sáng lỗi thời không tiết kiệm năng lượng. Bất kể, hãy quyết định tiêu chuẩn nào thực sự không thể bỏ qua và bắt buộc phải tuân thủ.
Bài học sau khi triển khai và duy trì 5S của APL Logistic.
Trong vài năm qua, team Charlie Jacobs đã có cơ hội trả lời cho câu hỏi “Nếu được làm lại, mình có làm khác đi không” nhiều lần, bởi vì sau khi họ hoàn thành 5S tại các địa điểm được đề cập trong bài viết này, họ bắt đầu triển khai 5S đến các cơ sở của mình ở các nơi khác trên thế giới . Và tự nhiên, họ cố gắng tận dụng các bài học kinh nghiệm. Do đó, những nỗ lực tiếp theo đó bao gồm một số phương pháp mới hoặc cải tiến hơn một chút như:
- Nhấn mạnh bước “sẵn sàng” ngay khi bắt đầu. Nhân viên sẽ dễ dàng duy trì hiệu quả 5S hơn nếu họ phát triển một khuôn khổ để duy trì mọi thứ trước hoặc trong khi thực hiện bốn bước đầu tiên thay vì sau đó. Hãy nhấn mạnh tầm quan trọng của chữ S thứ năm càng nhiều càng tốt trong quá trình đào tạo — và khuyến nghị rằng các vị trí bắt đầu hình thành kế hoạch bền vững của họ ngay từ ngày đầu tiên.
- Đẩy mạnh tầm quan trọng của việc tự đánh giá 5S. Thường xuyên hơn không, đó là sự khác biệt giữa nhân viên vận hành duy trì sự xuất sắc 5S và nhân viên vận hành nhanh chóng bắt đầu mất đi sự cảnh giác ở cơ sở.
- Tăng mức độ hướng dẫn từ trên xuống. Ngay cả trong một tổ chức rất tự chủ, vẫn có thể để quá nhiều quyết định 5S tùy theo quyết định của các nhóm riêng lẻ — và cuối cùng là kết quả của nó với các mức độ “sạch sẽ” và “săn sóc” rất khác nhau. Bằng cách cung cấp cho các vị trí làm việc thông tin đầu vào cụ thể và cụ thể hơn về mọi thứ, từ “sạch sẽ” đến chính xác cách thức và vị trí họ nên đặt những thứ như dấu sàn hoặc biển báo, doanh nghiệp sẽ giúp giảm thiểu sự mơ hồ và cải thiện tính nhất quán.
“Nhưng có một điều mà chúng tôi chắc chắn sẽ không làm khác đi là áp dụng 5S một cách toàn tâm toàn ý ngay từ đầu, bởi vì chúng tôi đã thấy nó thay đổi mọi địa điểm thực hành của chúng tôi để tốt hơn “– Charlie Jacobs nói.
Theo: Industry Week
