Sơ đồ chuỗi giá trị ban đầu được miêu tả bởi John Shook và Mike Rother trong cuốn sách của họ mang tên “Learning to See” từ nhiều năm trước với mục tiêu là “Khi mà bạn thiết kế một sản phẩm, một dịch vụ hoặc một quá trình nghĩa là bạn đang cố gắng tạo ra giá trị mới cho khách hàng của mình.”
Liên quan đến “giá trị gia tăng”, Sơ đồ chuỗi giá trị trong quá trình phát triển sản phẩm giúp chúng ta hình dung được điểm tạo ra giá trị và điểm cản trở tạo ra giá trị khi làm việc nhóm hay khi làm việc cá nhân.
Vì vậy, các thành phần chính của Sơ đồ chuỗi giá trị trong quá trình phát triển sản phẩm bao gồm:
- Trạng thái hiện tại – Thực trạng của doanh nghiệp? Các quá trình đang diễn ra tại doanh nghiệp? Các thách thức mà doanh nghiệp gặp phải??
- Trạng thái tương lai – Mục tiêu của doanh nghiệp sau khi loại bỏ một số lãng phí và điểm khó khăn? Sau đó, để đạt được mục đích, phần quan trọng nhất là tạo ra một kế hoạch hành động để di chuyển từ trạng thái hiện tại đến trạng thái tương lai.
Sơ đồ Hiện trạng
Sơ đồ hiện trạng là điểm khởi đầu của Sơ đồ chuỗi giá trị trong phát triển sản phẩm. Trước khi có thể cải tiến bất kỳ điểm nào, doanh nghiệp cần có cách hiểu chung về cách thức đang làm hiện tại. Sau khi bắt đầu nhìn thấy cách công việc được thực hiện, quan sát cách các công việc ăn khớp với nhau. Khi bắt đầu nhìn thấy các công việc được kết hợp hài hòa, chúng ta sẽ bắt đầu hiểu nơi các giá trị được tạo ra.
Phát triển sản phẩm là một môn thể thao đồng đội. Vì vậy, sẽ cónhiều “làn bơi” trên một sơ đồ chuỗi giá trị. Mọi người cần có một nơi để thể hiện công việc của mình. Mỗi lànđại diện cho một người hoặc một nhóm khác nhau và cách họ đóng góp giá trị cho sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể sẽ dần được hiện ra và hình thành.
Trong sơ đồ, các nhóm có một thời gian biểu ghi rõ những việc nhóm đang làm và thời gian phải hoàn thành công việc.
Có thể thấy thời gian là một yếu tố quan trọng. Bởi ta cần biết công việc bị chậm trễ ở đâu. Để thể hiện thời gian trên sơ đồ chuỗi giá trị, bạn cần một tờ giấy lớn hoặc dùng một bức tường lớn bởi vì sẽ có nhiều khoảng thời gian cần thể hiện. Để đối chiếu thời gian, trongsản xuất thường dùng đồng hồ bấm giờ còn trong cải tiến sản phẩm dùng lịch để đo lường. Vì vậy tỷ lệ thời gian và những khoảng thời gian có sự khác biệt khi sản xuất và khi cải tiến sản phẩm.
Trên sơ đồ chuỗi giá trị, có ô vuông đại diện cho những công đoạn cần thực hiện và những hình tam giác đại diện cho những điểm tạm dừng giữa các công đoạn. Cả hai đều có sự kết nối với nhau. Những sự kết nối này giúp công việc được đồng bộ hơn và cũng cho chúng ta thấy những điểm bất thường, nơi công việc chưa được đồng bộ với nhau.
Những hình kim cương sẽ đại diện thời điểm các nhóm cần họp bàn lại để chia sẻ suy nghĩ, thảo luận về công việc, đưa ra những cải tiến mới trong công việc. Điều này là vô cùng quan trọng vì đây là lúc các thành viên trong nhóm kết hợp lại để tạo ra giá trị trong việc cải tiến sản phẩm.
Sơ đồ bạn thấy ở hình ) là từ một công ty thiết kế và sản xuất thiết bị chính xác cao. Trong sơ đồ hiện trạng cho thấy họ mất 27 tháng để đưa một sản phẩm ra thị trường..Yêu cầu đặt ra cho nhóm là họ cần phải giảm thời gian đó đi. Bằng cách nhìn vào sơ đồ, họ đã xác định được rõ những việc cần làm, những công đoạn cần cải thiện và từ đó rút ngắn được thời gian giới thiệu sản phẩm tới khách hàng.
Nhìn thấy “Điểm khó khăn”
Khi nhìn vào sơ đồ hiện trạng, bạn sẽ nhìn thấy những “điểm khó khăn”. Đây là những điểm khó giải quyết vì chúng tạo ra lãng phí và cũng là nguyên nhân khiến nhóm không tạo ra được giá trị mới. Khi tạo ra sơ đồ chuỗi giá trị, ta sẽ xác định được những điểm này ở đâu, chúng nguy hiểm như thế nào bởi vì những điểm này không chỉ ảnh hưởng tới một người mà còn ảnh hưởng tới cả nhóm.
Cải tiến sản phẩm không phải là nơi cho một người thể hiện mà cần toàn bộ doanh nghiệp kết hợp lại để tạo ra chuỗi giá trị cho khách hàng. Mỗi người chúng ta sẽ có những quan điểm khác nhau về sơ đồ hiện trạng nhưng khí chúng ta cùng nhau kết hợp lại thì chúng ta sẽ cùng nhau hiểu được những gì mỗi người cần. Từ đó thông cảm với nhau và giúp làm việc nhóm trở lên hiệu quả hơn, dễ dàng tìm kiếm ra giải pháp mới cho công việc.
Sơ đồ trạng thái tương lai
Trạng thái tương lai là nơi chúng ta muốn đưa hệ thống cải tiến sản phẩm của mình đến. Ở đó khuyến khích sự sáng tạo và thể hiện tài năng của mỗi người, giúp tạo nên giá trị mới một cách hiệu quả nhất. Quay lại ví dụ về nhóm phát triển ở trước, nhóm đã tạo ra một sơ đồ trạng thái tương lai bằng cách tích hợp các phương pháp phát triển sản phẩm và quy trình tinh gọn để giải quyết những khó khăn gặp phải ở sơ đồ hiện trạng. Nhờ vậy mà nhóm đã giảm thời gian phát triển sản phẩm từ 17 tháng xuống 15 tháng.
Với mỗi tổ chức khác nhau sẽ có những sơ đồ trạng thái tương lai khác nhau vì họ có quá trình riêng biệt, nhưng khách hàng khác nhau và có những thách thức riêng. Vì vậy trạng thái tương lai phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ cải tiến. Tuy nhiên trong sản xuất tinh gọi và cải tiến, sẽ có một số nguyên tắc chung để giúp mọi người tạo ra sơ đồ này. Ở cấp độ cao thì các khái niệm và nguyên tắc khá là đơn giản nhưng việc áp dụng vào thực tế mới là trở ngại lớn.
Bằng việc nhìn vào sơ đồ trạng thái tương lai, chúng ta tạo nên một nơi mà mọi người có thể thấy hình dung ra được cách họ áp dụng những nguyên tắc để giải quyết những lãng phí từ đó biến những giải pháp cải tiến thành hiện thực. Trong quá trình thực hiện sẽ có những thử thách và bất ngờ ở phía trước. Việc bạn cần chú ý là thích nghi với những tình huống đó và bám sát lộ trình mình đã đặt ra bở vì sơ đồ trạng thái tương lai là một con đường chỉ dẫn tuyệt vời bạn không nên thay đổi lộ trình đã đặt ra.
Kế hoạch triển khai
Tuy nhiên, khi bạn tạo ra được sơ đồ trạng thái tương lai rồi thì việc tạo ra giá trị vẫn chưa được hoàn thành. Vì sơ đồ trạng thái tương lai chỉ cung cấp cho bạn hướng đi và việc triển khai chúng mới là quan trọng. Để đi tới trạng thái tương lai, chúng ta cần phải cải tiến mỗi công đoạn, ở đó sẽ có những thử thách. Việc của bạn là cần phải nghiên cứu và chạy thử nghiệm ở mỗi công đoạn. Trạng thái tương lai chỉ là một giải thuyết bạn đặt ra nên cần phải có những kiểm nghiệm thực tế và sự thảo luận của cả nhóm. Nhưng sơ đồ trạng thái tương lai thực sự tuyệt vời để chúng ta thử thách bản thân, rèn luyện tư duy để có thể phát triển và tạo ra giá trị cho khách hàng.
Có một điều quan trọngrằng giá trị tương lai không chỉ thực hiện duy nhất một lần. Nên trong quá trình thực hiện bạn sẽ thấy một số hướng rẽ mới để dẫn tới những trạng thái tương lai khác, điều này xảy ra khá là phổ biến. Nhưng vì làm việc nhóm nên cả nhóm cần có một kế hoạch triển khai cụ thể, thống nhất để áp dụng cho cả dự án mà cả nhóm đang cùng nhau thực hiện.
Nguồn tham khảo: lean.org
