Thủy triều dâng sẽ làm trôi mọi con thuyền. Nhưng khi mực nước hạ xuống, những chiếc lớn sẽ va vào đá trước và bị thiệt hại nặng nề nhất. Điều này cũng đúng với mức tồn kho. Doanh số tăng cao có thể che giấu sự lãng phí và vấn đề hàng tồn kho ngày càng tăng.
Doanh nghiệp cần hàng tồn kho để duy trì hoạt động kinh doanh của mình. Nếu không có sẵn hàng tồn kho phù hợp, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội bán hàng. Nhưng nó cũng là một rủi ro. Quá nhiều hàng tồn kho sẽ làm tăng thêm chi phí ghi sổ và nó có nguy cơ trở nên lỗi thời, hư hỏng hoặc mất mát trước khi được bán.
Trên thực tế, hàng tồn kho cũ thường tăng thêm từ 10% đến 20% vào giá mua hàng hóa do phí tài chính, phí lưu kho và xử lý. Quản lý hàng tồn kho không tốt cũng có thể tạo ra lỗ hổng trong dòng tiền khi hóa đơn của nhà cung cấp đến hạn trong khi không có hàng bán ngay lập tức.
Ba chỉ số để duy trì mức tồn kho tối ưu
Kịch bản tối ưu là biến hàng tồn kho thành tiền mặt càng nhanh càng tốt, đồng thời đảm bảo nguồn cung cân bằng với nhu cầu bán hàng.
Có ba chỉ số chính về mức độ cân bằng lành mạnh của hàng tồn kho:
- Mức độ dịch vụ (Service Level) — Mặt hàng tồn kho có sẵn để bán khi được yêu cầu không?
- Tỷ lệ lấp đầy (Fill Rate) — Số lượng đơn hàng đã được lấp đầy so với số lượng đã đặt?
- Vòng quay tồn kho (Inventory Turns) — Doanh nghiệp đã quay vòng toàn bộ hàng tồn kho của mình bao nhiêu lần mỗi năm.
Bốn bước để quản lý tồn kho hiệu quả
Nếu các nhà sản xuất nhận thấy cần phải nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho trong doanh nghiệp của mình, hãy sử dụng bốn bước sau để bắt đầu giải quyết vấn đề.
-
Đánh giá tình hình
Sử dụng các chỉ số được đề cập ở trên, xác định nơi các vấn đề đang xảy ra và đảm bảo doanh nghiệp có mức tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu bán hàng (mức độ dịch vụ và tỷ lệ lấp đầy).
-
Xác định hàng tồn kho dư thừa hoặc lỗi thời
Xác định mặt hàng tồn kho nào đã kinh doanh trong hơn 90 ngày.
Những mặt hàng này thường là hàng tồn kho dư thừa hoặc đã lỗi thời. Chúng thường bị bỏ quên ở phía sau nhà kho, giá trên cùng hoặc những khu vực khuất và ít ai để ý: “xa mặt cách lòng” – khi những mặt hàng này không ở trong tầm mắt, chúng sẽ bị lãng quên.
Việc gắn thẻ những món đồ này và làm cho chúng trở nên trực quan nhắc nhở doanh nghiệp rằng chúng ta có cơ hội chuyển những món đồ này thành tiền. Hãy:
- Xem xét khả năng trả lại nhà cung cấp
- Xác định một khách hàng mới cho vật liệu này
- Chúng có thể được tái sử dụng thành các mặt hàng có thể sử dụng được hoặc chiết khấu
Đề xuất kế hoạch hành động với nhóm bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp để tập trung nỗ lực vào việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
-
Tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Tiếp theo, hãy tìm hiểu lý do tại sao các cấp độ dịch vụ không được đáp ứng hoặc làm thế nào để thu thập thêm tồn kho ngay từ đầu.
Mức độ dịch vụ thấp có liên quan đến thời gian giao hàng của nhà cung cấp hoặc phương thức mua hàng không?
Làm thế nào mà hàng tồn kho lỗi thời lại trở thành một vấn đề? Sở thích của khách hàng có thay đổi không? Hay đơn giản là chúng ta đã đặt hàng quá nhiều?
Xem xét các lý do để giúp định hướng các hành động sẽ ngăn ngừa những sai lầm tương tự xảy ra trong tương lai.
-
Áp dụng các phương pháp phù hợp với đội ngũ nhân viên
Áp dụng các phương pháp thích hợp nhất, chẳng hạn như “tồn kho đúng lúc” – just in time inventory – để dự đoán lượng hàng tồn kho cần để đáp ứng nhu cầu bán hàng bằng cách sử dụng dữ liệu bán hàng lịch sử, dự báo và lead times của nhà cung cấp. Dữ liệu này sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng mức hàng tồn kho cần thiết để đảm bảo có thể đáp ứng các yêu cầu của khách hàng mà không tạo gánh nặng cho dòng tiền của mình.
Thiết lập mục tiêu rõ ràng cho mức tồn kho tối ưu và chia sẻ mục tiêu đó với đội ngũ nhân viên. Các nhà sản xuất cũng nên thu thập ý kiến đóng góp của nhóm để tìm cách đạt được mục tiêu.
