Khi doanh nghiệp mới thành lập, các nhà quản lý thường quản lý tồn kho bằng hệ thống nội bộ. Nhưng khi doanh nghiệp đã phát triển lớn mạnh hơn, hệ thống này không còn phù hợp nữa. Vì vậy quản lý tồn kho có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp, các nhà sản xuất nên hành động ngay bây giờ để ngăn chặn việc mất kiểm soát.
Điều quan trọng là phải hiểu cách quản lý chiến lược tồn kho theo đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và những thách thức hiện tại của nó, bởi vì việc dư thừa hoặc không đủ hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Thông thường, quy mô hàng tồn kho của công ty dao động theo doanh số bán hàng của công ty. Dự kiến hàng tồn kho sẽ tăng tương ứng với tăng doanh thu, nhưng khi doanh số giảm, hàng tồn kho cũng nên điều chỉnh theo chiều hướng giảm xuống.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho được chia thành 4 loại cơ bản sau:
- Nguyên liệu thô: nguyên liệu được sử dụng trong chế biến, trong quá trình quản xuất của doanh nghiệp
- Bán thành phẩm (WIP): sản phẩm được đưa vào quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thành, được tạo ở giai đoạn trung gian.
- Thành phẩm: là kết quả của quá trình sản xuất.
- Hàng hóa, vật tư: hàng hóa doanh nghiệp có thể mua và phân phối. Đó là những đồ dùng quan trọng và cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất.
Chi phí của tồn kho dư thừa
Hàng tồn kho dư thừa kéo theo nhiều loại chi phí, các chi phí này thường khó nhận ra, phát sinh từ:
- không gian bổ sung bị chiếm bởi hàng tồn kho
- điện, hệ thống sưởi và các loại thuế mặt bằng
- nhân sự quản lý cần thiết
- bảo hiểm cần thiết cho tồn kho và không gian bổ sung
- lãi suất trên phần hạn mức tín dụng tài trợ cho hàng tồn kho này.
Công ty cũng phải đối mặt với nguy cơ hàng tồn kho trở nên lỗi thời hoặc hết hạn sử dụng.
Mỗi đô la hàng tồn kho mà doanh nghiệp nắm giữ trên mức lý tưởng sẽ tạo ra 20% đến 30% chi phí bổ sung. Hay nói cách khác, một công ty có lượng hàng tồn kho dư thừa một triệu đô la sẽ chi từ 200.000 đến 300.000 đô la hàng năm để hỗ trợ lượng dư thừa đó.
Tại sao tồn kho dư thừa lại ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp?
Các ngân hàng thường đặt ra mức giới hạn tối đa tài trợ cho tồn kho trong hạn mức tín dụng của họ. Lượng hàng tồn kho dư thừa tương ứng với phần được tài trợ phải được hỗ trợ bởi vốn lưu động của công ty và trực tiếp làm giảm dòng tiền hoạt động của doanh nghiệp.
Ngoài ra còn có chi phí cơ hội (opportunity cost) cho việc lưu kho. Nếu hàng triệu đô la của doanh nghiệp vẫn còn dư thừa trong kho, thì số tiền đó sẽ không có sẵn cho bất kỳ cơ hội kinh doanh nào đến doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải tìm sự cân bằng giữa việc giữ không đủ hàng tồn kho và quá nhiều, tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và các vấn đề hiện tại.
Làm thế nào để đảm bảo rằng hàng tồn kho được đo lường đúng cách?
Đây là một số cạm bẫy cần tránh để đo lường chính xác hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Đầu tiên, hãy đảm bảo ghi chép đúng chi phí tồn kho. Doanh nghiệp cần loại bỏ những hàng tồn kho xuất chậm, lạc hậu, lỗi thời và hư hỏng. Chẳng hạn như các bộ sưu tập trong ngành thời trang rất nhanh chóng sẽ trở nên lỗi thời.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý đến phương pháp đo lường tỷ lệ bán thành phẩm (WIP). Có những sản phẩm có thể mất hàng tháng để hoàn thành và doanh nghiệp thường ước tính giá trị của bán thành phẩm đó. Tuy nhiên, giá trị này đôi khi bị phóng đại và một phần của nó sau đó phải được sử dụng trong báo cáo thu nhập, do đó làm giảm khả năng sinh lời.
Bởi vì hàng tồn kho là một tài sản, nên khả năng sinh lời có thể bị tăng ảo trong trường hợp nó bị phóng đại quá mức. Điều quan trọng là phải phân tích những gì được bao gồm trong hàng tồn kho và đảm bảo rằng các giá trị chính xác được thông báo cho ngân hàng điều lệ làm cơ sở cấp vốn cho doanh nghiệp.
Chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho
Nếu doanh nghiệp đã quen làm việc trên bảng tính Excel để kiểm kê tồn kho định kỳ, có thể cân nhắc chuyển sang hệ thống quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn. Hệ thống quản lý hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp cập nhật hàng tồn kho, điều chỉnh nó bất cứ khi nào hàng đang được tiêu thụ hoặc đơn đặt hàng đến.
Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp doanh nghiệp định vị và định lượng được hàng trong kho, từ đó giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và điều chỉnh việc mua hàng theo doanh số bán hàng và kiểm kê tồn kho của mình.
Tránh phụ thuộc vào nhà cung cấp
Những rủi ro liên quan đến việc phụ thuộc nhà cung cấp luôn tồn tại, nhưng trong bối cảnh của đại dịch COVID-19 chúng đã biểu hiện rõ ràng hơn bao giờ hết.
Nhiều doanh nghiệp có nguồn hàng từ Trung Quốc đã nhận thấy hàng tồn kho của họ bị giữ lại ở cảng trong thời gian dài, gây ra sự chậm trễ lớn trong việc giao hàng. Điều này có thể đã dẫn đến mất đơn hàng và thậm chí vi phạm và phải bồi thường hợp đồng. Có nhiều hơn một nhà cung cấp ở các khu vực khác nhau sẽ giảm thiểu rủi ro này.
Cho dù COVID-19 có xảy ra hay không thì việc doanh nghiệp phụ thuộc vào một nhà cung cấp không bao giờ lý tưởng, bởi vì bản thân họ có thể gặp vấn đề về giao hàng và đơn đặt hàng lại, hoặc họ có thể đột ngột tăng giá hoặc đơn phương thay đổi điều khoản giao hàng, khiến công ty phụ thuộc vào họ. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải đa dạng hóa các nguồn cung cấp càng nhiều càng tốt.
Theo bdc
