Là một chức năng quan trọng trong Chuỗi cung ứng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Quá trình quản lý tồn kho phải phối hợp chặt chẽ với toàn chuỗi.
1. Inventory (Tồn kho) là gì?
Tồn kho (Inventory) là lượng hàng hoá được lưu giữ trong kho. Bao gồm thành phẩm (Finished goods) và chưa thành phẩm (Unfinished goods – components, ingredients, raw materials, semi-processed materials, and subassemblies). Tuy nhiên, tồn kho trên thực tế phức tạp và có ảnh hưởng vô cùng lớn đến kết quả hoạt động của toàn chuỗi cung ứng. Vì thế, doanh nghiệp cần một kế hoạch Quản lý Tồn kho hiệu quả.
Quản lý tồn kho (Inventory Management) là quá trình quá trình lên kế hoạch, thiết lập chiến lược và kiểm soát lượng hàng lưu trữ.
2.Quản lý Tồn kho Đâu là sự cân bằng tối ưu?
Mức tồn kho cao dẫn đến chi phí tăng (costs of stocks). Tuy nhiên, tồn kho ở mức thấp có thể khiến doanh nghiệp gặp thiệt hại. Khi lượng cung không đáp ứng được lượng cầu, công ty sẽ mất doanh thu và khách hàng (costs of stock-out). Để giải quyết sự phức tạp trên, Nhà quản lý tồn kho (Inventory Manager) phải tự đặt ra những câu hỏi đơn giản nhưng vô cùng quan trọng sau:
Tồn kho cái gì? Khi nào? Và lượng tồn bao nhiêu?
a) Những sản phẩm nào cần được tồn kho?
Chi phí lưu kho rất đắt đỏ. Theo báo cáo Logistics Việt Nam 2020, chi phí tồn kho và chi phí quản lý (bao gồm: lưu kho, bãi, xếp dỡ hàng hóa và đóng gói) chiếm 40% chi phí Logistics. Do đó, việc kiểm soát hàng tồn là cần thiết để đảm bảo mức tồn kho thấp nhất có thể. Doanh nghiệp cần:
- Tính toán tồn kho cho các mặt hàng thuộc nhóm A,B,C (dẫn theo thông tin về phân loại ABC)
- Những vật không còn giá trị sử dụng phải được loại trừ khỏi tồn kho
b) Khi nào thì nên đặt hàng?
Có 3 cách tiếp cận khác nhau đối với câu hỏi này.
- Thứ nhất: dựa vào hệ thống đánh giá định kỳ. Theo hệ thống này, doanh nghiệp đặt hàng vào những khoảng thời gian đều đặn.
- Thứ hai: doanh nghiệp dựa vào hệ thống lượng đặt hàng cố định.
- Thứ ba: hệ thống lấy dữ liệu cụ thể về lượng cầu. Đặt một lượng hàng tương đương với lượng cầu đó.
Bất kể hệ thống nào được sử dụng, câu hỏi về thời điểm nên đặt hàng phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố sau:
- Chi tiết về hệ thống kiểm soát hàng tồn được sử dụng
- Phân loại hàng (nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm,…)
- Phân loại nhu cầu (cao hay thấp, thường xuyên hay phát sinh, Chính xác hay ước tính)
- Giá trị hàng và chi phí lưu trữ
- Chi phí đặt hàng
- Thời gian (lead time) nhận hàng kể từ khi đặt hàng
- Nhà cung cấp (vị trí, độ tin cậy,…)
- Các yếu tố tiềm tàng khác
c) Cần đặt bao nhiêu?
Một lần đặt hàng luôn gắn liền với nhiều chi phí phát sinh như phí quản trị, vận chuyển, chi phí sử dụng vốn,…. Nếu lượng hàng lớn và không được đặt thường xuyên, chi phí đặt hàng và chi phí vận chuyển sẽ thấp, nhưng mức tồn kho và giá trị tồn kho trung bình sẽ cao. Ngược lại, nếu doanh nghiệp đặt lượng hàng nhỏ thường xuyên, chi phí quản trị và vận chuyển cao, nhưng mức tồn kho và giá trị tồn kho thấp.
Có nhiều phương pháp dùng để xác định lượng hàng đặt. Trong đó, Phân tích ABC (ABC analysis) và Số lượng đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity – EOQ) là hai phương pháp thông dụng để xác định lượng đặt hàng tối ưu cho các doanh nghiệp. Theo đó, lượng đặt hàng hợp lý phải dựa trên:
- Biểu đồ nhu cầu (Demand Pattern)
- Giá & chiết khấu
- Chi phí giao nhận đơn hàng
- Chi phí lưu trữ hàng
- Chi phí thiếu hụt hàng hoá (Cost of shortage)
- Tỷ lệ giao hàng thành công
3. Chi phí tồn kho (Inventory Costs)
Quản lý Tồn kho là một mắt xích trong quản trị Chuỗi cung ứng. Vì thế, quản lý hiệu quả Tồn kho phải đạt mục tiêu tối ưu vận hành toàn chuỗi. Điều đó có nghĩa là tồn kho phải được duy trì ở mức hợp lý, sao cho vừa đáp ứng được cam kết dịch vụ khách hàng (SLA – Services Level Agreement) vừa đảm bảo chi phí tồn kho ở mức thấp nhất. Do đó, nhà quản lý cần xem xét chi phí tổng để có quyết định đúng đắn về mức tồn kho đối với từng trường hợp cụ thể.
Chi phí tồn kho bao gồm tất cả phí liên quan đến lưu trữ hàng hóa (nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm). Tại Việt Nam, Chi phí tồn kho bao gồm: chi phí lưu kho, bãi: 11%, xếp dỡ hàng hóa: 21% và đóng gói: 8% (Theo báo cáo Logistics Việt Nam 2020).
Hơn thế nữa trong quá trình thực hiện đơn hàng (Fulfillment), thuế, bảo hiểm, hao phí (obsolescence), phí nhân công, không gian trữ và chi phí cơ hội (opportunity cost) là các chi phí tham gia có xu hướng tăng/giảm tương ứng với mức tồn kho của doanh nghiệp. Thế nên, chi phí tồn kho là một con số khổng lồ mà mỗi công ty đều phải kiểm soát một cách khôn ngoan.
Chi phí hàng tồn kho được ghi lại dưới dạng tỉ lệ (phần trăm). Được hiểu là phần trăm tổng giá trị hàng tồn kho của một doanh nghiệp tại một thời điểm. Giả sử giá trị hàng tồn kho hiện tại là $1 và chi phí tồn kho là 42%, điều đó có nghĩa doanh nghiệp chi 42 cents để duy trì $1 giá trị hàng tồn kho.
4. Nhân tố ảnh hưởng đến phí tồn kho
Mỗi quyết định trong Chuỗi Cung Ứng đều có ảnh hưởng đến Chi phí tồn kho, cụ thể hơn là ảnh hưởng lên quy mô tồn kho. Vì thế, tất cả các chức năng liên quan (Manufacturing, Marketing, Fulfillment và Procurement) phải kết nối để công tác quản lý tồn kho đạt hiệu quả.
Quy mô tồn kho càng lớn, chi phí tồn kho càng cao. Khi một công ty mua, sản xuất hoặc vận chuyển một lượng hàng hoá hoặc nguyên vật liệu lớn hơn, mức tồn kho trung bình sẽ tăng theo công thức sau:
Mức tồn kho trung bình (tuần) = Lượng đặt hàng Kinh tế (EOQ) / 2
Sự tăng trưởng trong mức tồn kho dẫn đến sự thay đổi tỷ lệ thuận trong chi phí tồn kho. Do đó, nhà quản lý tồn kho cần nhận thức được các yếu tố ảnh hưởng đến sự tăng giảm của mức độ tồn kho.
a) Quy mô các dòng sản phẩm mới (Size of the Product Line)
Phát triển và Sản xuất thêm dòng sản phẩm là một chiến lược hữu ích mà doanh nghiệp vận dụng để tăng thị phần. Tuy nhiên khi thêm vào danh mục sản phẩm (portfolio) một dòng sản phẩm mới (product line), doanh nghiệp cần lưu ý tách bạch tồn kho của những sản phẩm mới cùng với mức tồn kho an toàn (safety stock) trong công tác quản lý tồn kho.
Thế nên, việc tăng product line sẽ làm tăng quy mô của mức tồn kho trung bình. Để tối ưu chi phí nhưng vẫn giữ được khách hàng, ECR (Efficient Consumer Response) được vận dụng với mục tiêu giảm lượng SKUs (Stock-keeping units) mà không ảnh hưởng sự lựa chọn của khách hàng.
ERC tập trung khai thác vào chỉ số xoay vòng tồn kho (Inventory Turnover) và sở thích của khách hàng (customer preferences). Từ đó, giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu bằng cách dựa trên dữ liệu mua hàng để ra quyết định cắt giảm.
b) Số lượng vị trí dự trữ hàng tồn kho (Number of Inventory Stocking Locations)
Càng nhiều nơi dự trữ hàng tồn kho, mức tồn kho trung bình càng lớn. Kết luận này dựa vào “luật căn bậc hai” như sau:
Tổng lượng tồn kho trung bình tại n vị trí = lượng tồn kho trung bình tại 1 vị trí * căn bậc 2 của n
Xem xét việc giảm vị trí tồn kho một cách kỹ lưỡng giúp cho việc quản lý tồn kho hiệu quả hơn. Bởi lẽ việc giảm vị trí hàng tồn có thể mang đến cho công ty kết quả giảm chi phí. Tuy nhiên điều đó ảnh hưởng đáng kể đến dịch vụ khách hàng (customer service) và phí vận chuyển (transportation costs).
c) Chi phí vận chuyển (Transportation Costs)
Ở khâu vận chuyển, doanh nghiệp cần xem xét đến tính chất sản phẩm. Những sản phẩm ít giá trị thường được lưu trữ và vận chuyển với số lượng lớn. Phương thức vận chuyển phổ thông với thời gian vận chuyển dài. Điều đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Tuy cách thức trên làm tăng chi phí tồn kho, song vẫn là lựa chọn hợp lý. Vì chi phí vận tải (chiếm 60% chi phí Logistics tại Việt Nam) thường lớn hơn rất nhiều so với chi phí tồn kho nên sự đánh đổi này là một chiến lược giảm tổng chi phí cho toàn bộ Chuỗi cung ứng.
d) Triết lý Dịch vụ khách hàng (Customer Service Philosophy)
Khách hàng ngày càng khó tính hơn. Nhu cầu chất lượng sản phẩm tuyệt vời và dịch vụ chỉn chu tăng cao. Nhận biết được xu hướng trên, các công ty không ngừng cạnh tranh bằng việc cải thiện thời gian giao hàng và hành động để đảm bảo tình trạng hết hàng (stock-out) không bao giờ xảy ra.
Các doanh nghiệp có xu hướng theo đuổi triết lý kinh doanh: “lấy khách hàng làm trung tâm” (Customer centric). Vì vậy, doanh nghiệp phải giữ tồn kho luôn ở mức cao để đảm bảo hàng luôn sẵn sàng đến tay người mua. Điều đó khiến chi phí tồn kho trở nên một con số khổng lồ.
e) Vị trí Tồn Kho (Where Inventory Is Held)
Giá trị hàng tồn góp một phần lớn trong việc xác định chi phí tồn kho. Đối với doanh nghiệp sản xuất, nếu hàng tồn kho được lưu trữ ở một vị trí mà tại đó giá trị của hàng tồn là thấp nhất, công ty sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí và giảm vốn đầu tư (capital outlay).
Đối với doanh nghiệp bán lẻ (retailers), chi phí sẽ cao hơn. Tuy nhiên, vị trí bán lẻ có ưu thế dễ tiếp cận khách hàng. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp tăng customer service. Do đó, giá trị sản phẩm tại cấp bán lẻ chính là chi phí mà nhà bán lẻ phải trả. Chi phí đó bao gồm phí bốc dỡ và phí vận chuyển. Đồng nghĩa với việc nhà bán lẻ phải bỏ ra nhiều vốn đầu tư hơn và chịu phí tồn kho cao hơn nhà sản xuất.
f) Mua hàng kỳ hạn và Chiết khấu (Forward Buying & Discount)
Chiết khấu mua hàng tạo cơ hội khả thi về mặt kinh tế giúp doanh nghiệp mở rộng Tồn kho. Do đó, các công ty có thể tận dụng mua hàng theo kỳ hạn để nhận được chiết khấu.
Tóm lại, quản lý tồn kho hiệu quả phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định và quy trình kiểm soát của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng phụ thuộc vào sự cân đối giữa chi phí tồn kho và chi phí phải trả khi hụt hàng. Chính tính chất kết nối không thể tách rời của Chuỗi cung ứng mà sự quản lý đúng đắn phải tuân theo chiến lược chung của toàn chuỗi.
