Để tối đa hóa năng suất, mọi doanh nghiệp cần có một kế hoạch sản xuất hợp lý. Tuy nhiên, lập kế hoạch hiệu quả là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều hoạt động khác nhau để đảm bảo rằng vật tư, thiết bị và nguồn nhân lực luôn sẵn sàng mọi lúc mọi nơi cần thiết. Lập kế hoạch sản xuất giống như một lộ trình: Nó giúp doanh nghiệp biết mình đang đi đâu và mất bao lâu để đến được đó.
Dưới đây là một số lợi ích của việc lên kế hoạch và lịch trình sản xuất hiệu quả
- Giảm chi phí lao động bằng cách loại bỏ thời gian lãng phí và cải thiện quy trình.
- Giảm chi phí tồn kho bằng cách giảm nhu cầu dự trữ an toàn và tồn kho quá mức trong quá trình sản xuất.
- Tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị và tăng công suất.
- Cải thiện việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đúng hạn.
Năm yếu tố chính của kế hoạch sản xuất
Lập kế hoạch hiệu quả phụ thuộc vào sự hiểu biết sâu sắc về các hoạt động chính mà các nhà lãnh đạo và nhà quản lý doanh nghiệp nên áp dụng cho quá trình lập kế hoạch. Dưới đây là năm yếu tố chính :
-
Dự báo kỳ vọng của thị trường
Để lập kế hoạch hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cần ước tính doanh số bán hàng tiềm năng với độ tin cậy nhất định. Hầu hết các doanh nghiệp không có con số chắc chắn về doanh số bán hàng trong tương lai. Tuy nhiên, có thể dự báo doanh số bán hàng dựa trên thông tin lịch sử, xu hướng thị trường hoặc các đơn đặt hàng trước đó.
-
Kiểm soát hàng tồn kho
Các mức tồn kho đáng tin cậy cung cấp cho đường ống dẫn tài nguyên (pipeline) phải được thiết lập và phải có hệ thống kiểm kê hợp lý.
-
Sự sẵn có của thiết bị và nguồn nhân lực
Còn được gọi là “thời gian khả dụng”, đây là khoảng thời gian được phép giữa các quá trình để tất cả các đơn đặt hàng lưu thông trong dây chuyền sản xuất hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch sản xuất giúp quản lý thời gian mở, đảm bảo nó được sử dụng tốt, đồng thời không ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. Lập kế hoạch nên tối đa hóa năng lực hoạt độngnhưng không được khiến hệ thống sản xuất bị quá tải. Các nhà sản xuất cũng không nên lập kế hoạch hoạt động hết công suất, thay vào đó hãy dành chỗ cho những ưu tiên và thay đổi bất ngờ có thể phát sinh.
-
Các bước và thời gian được tiêu chuẩn hóa
Thông thường, phương tiện hiệu quả nhất để xác định các bước sản xuất là lập sơ đồ quy trình theo thứ tự xảy ra và sau đó kết hợp thời gian trung bình cần để hoàn thành công việc. Tất cả các bước không nhất thiết phải diễn ra theo trình tự và nhiều bước có thể xảy ra cùng một lúc.
Sau khi hoàn thành sơ đồ quy trình, thời gian để hoàn thành toàn bộ quy trình sẽ dễ dàng được nhận ra. Trường hợp công việc lặp đi lặp lại hoặc tương tự nhau, tốt nhất nên tiêu chuẩn hóa công việc và thời gian thực hiện. Ghi lại các hoạt động tương tự để sử dụng trong tương lai và sử dụng chúng làm cơ sở để thiết lập lộ trình và thời gian trong tương lai. Điều này sẽ đẩy nhanh quá trình lập kế hoạch của doanh nghiệp một cách đáng kể.
-
Các yếu tố rủi ro
Đánh giá các yếu tố rủi ro bằng cách thu thập thông tin lịch sử về những đơn hàng, công việc tương tự, nêu chi tiết thời gian thực tế, vật liệu và những thất bại đã gặp phải.
Trong trường hợp rủi ro là đáng kể, doanh nghiệp nên tiến hành Phân tích sai hỏng và tác động của nó FMEA (Failure Modes and Effects Analysis) và đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát được thực hiện để loại bỏ hoặc giảm thiểu chúng. Phương pháp này cho phép nghiên cứu và xác định các cách để giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phân tích này thường phổ biến hơn trong các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp.
Cách lập kế hoạch sản xuất
Tất cả các hoạt động khác được bắt đầu từ kế hoạch sản xuất, và mỗi khu vực phụ thuộc vào sự tương tác của các hoạt động. Thông thường, một kế hoạch đề cập đến vật liệu, thiết bị, nguồn nhân lực, đào tạo, năng lực và định tuyến hoặc phương pháp để hoàn thành công việc trong một thời gian tiêu chuẩn.
Kế hoạch sản xuất ban đầu cần giải quyết tốt các yếu tố chính cụ thể trước khi tiến hành sản xuất để đảm bảo quy trình làm việc không bị gián đoạn khi bắt đầu.
-
Đặt hàng nguyên vật liệu
Vật liệu và dịch vụ yêu cầu thời gian thực hiện lâu hoặc ở khoảng cách vận chuyển dài, còn được gọi là “đơn hàng chăn” – blanket orders, nên được đặt hàng trước so với yêu cầu sản xuất. Các nhà cung cấp nên gửi cho doanh nghiệp tài liệu định kỳ để đảm bảo đường ống dẫn tài nguyên (pipeline) không bị gián đoạn.
-
Mua sắm thiết bị
Việc mua sắm các công cụ và thiết bị chuyên dụng để bắt đầu quá trình sản xuất có thể yêu cầu thời gian thực hiện lâu hơn. Thiết bị có thể phải được chế tạo thích hợp với quy trình hoặc có thể khó thiết lập do đó cần có yêu cầu đào tạo đặc biệt về cách vận hành .
-
Nút thắt cổ chai
Đây là những ràng buộc hoặc hạn chế trong quy trình sản xuất và cần được đánh giá trước để doanh nghiệp có thể lập kế hoạch giải quyết hoặc loại bỏ chúng trước khi bắt đầu sản xuất. Khi đánh giá các điểm nghẽn có thể xảy ra, doanh nghiệp cần lưu ý rằng chúng có thể chuyển sang một lĩnh vực khác của quy trình. Đối phó với các nút thắt cổ chai là một thách thức liên tục đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.
-
Tìm kiếm và đào tạo nguồn nhân lực
Các vị trí chủ chốt hoặc chuyên môn có thể yêu cầu đào tạo chuyên sâu về thiết bị chuyên dụng, quy trình kỹ thuật hoặc các yêu cầu quy định.
Những ứng viên này nên được phỏng vấn kỹ lưỡng về các kỹ năng của họ. Khi thuê họ, hãy dành đủ thời gian để đào tạo và đảm bảo rằng họ có đủ năng lực trong công việc của mình trước khi công việc bắt đầu. Điều này sẽ đảm bảo rằng quy trình hoặc dịch vụ được trôi chảy.
Con người là một yếu tố quan trọng của việc lập kế hoạch sản xuất. Lập kế hoạch có nghĩa là quản lý vốn con người cũng như thiết bị. Chúng thường là chìa khóa để tối ưu hóa năng lực sản xuất .
Kế hoạch sản xuất cung cấp nền tảng để lên lịch trình cho các hoạt động hàng ngày. Khi các đơn đặt hàng đến, bạn sẽ cần giải quyết từng đơn hàng dựa trên mức độ ưu tiên.
Tầm quan trọng của đơn đặt hàng sẽ xác định quy trình làm việc và khi nào nó nên được lên lịch. Sau đó, doanh nghiệp nên đánh giá sự sẵn sàng cho việc sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp sẽ cần xác định:
- Hàng tồn kho có sẵn tại thời điểm bắt đầu công việc không?
- Nguồn lực có sẵn không? Doanh nghiệp có nhân viên cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ không? Các máy đang được sử dụng là gì ?
- Thời gian tiêu chuẩn có phù hợp với thời gian khả dụng cho phép không?
- Doanh nghiệp nên cẩn thận để giảm thiểu các yếu tố rủi ro; sản xuất quá nhiều có thể làm chậm trễ việc phân phối và phản tác dụng.
Truyền đạt kế hoạch
Sau khi xác định rằng đã đáp ứng tất cả các tiêu chí để bắt đầu sản xuất, các nhà sản xuất cần thông báo kế hoạch cho những nhân viên sẽ thực hiện nó. Kế hoạch có thể được lập trên bảng tính, cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm, sẽ đẩy nhanh quá trình hơn.
Tuy nhiên, hình ảnh trực quan thường được ưa chuộng hơn, là phương tiện hữu hiệu để truyền đạt lịch trình hoạt động cho nhân viên trong nhà xưởng. Một số doanh nghiệp đăng tải chỉ lệnh sản xuất lên bảng hoặc sử dụng màn hình máy tính để hiển thị lịch trình của phân xưởng. Một số khác hiển thị chỉ lệnh sản xuất trong thời gian thực trên lịch trình của phân xưởng.
Cân nhắc thay đổi
Một trong nhiều thách thức của việc lập kế hoạch và lịch trình sản xuất là theo dõi những thay đổi đối với đơn đặt hàng.
Thay đổi xảy ra hàng ngày. Doanh nghiệp sẽ cần điều chỉnh kế hoạch của mình phù hợp với những thay đổi này và truyền đạt cho nhà máy.
Đối phó với sự thay đổi không phải lúc nào cũng dễ dàng và có thể tốn nhiều công sức như việc lập kế hoạch sản xuất ban đầu. Các nhà sản xuất sẽ cần liên hệ với các bộ phận khác nhau có liên quan để khắc phục bất kỳ vấn đề nào.
Ngoài ra, phần mềm máy tính có thể hữu ích trong việc theo dõi các thay đổi, hàng tồn kho, nhân viên và thiết bị.
Cải tiến liên tục các quy trình
Việc phát triển kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp có thể làm xuất hiện thêm các loại lãng phí. Doanh nghiệp có thể áp dụng các nguyên tắc về hiệu quả hoạt động và sản xuất giá trị gia tăng để loại bỏ lãng phí, rút ngắn quy trình và cải thiện việc giao hàng và chi phí.
Để tăng hiệu quả, điều cần thiết là phải kiểm tra tất cả các quy trình trong doanh nghiệp. Có những biểu hiện dễ dàng nhận thấy để xem xét và tinh chỉnh việc quản lý các hoạt động. Một ví dụ điển hình là thời gian giao hàng ngày càng tăng và công ty mất quyền kiểm soát hoạt động sản xuất của mình.
Các lợi ích cụ thể của việc có cái nhìn toàn cầu về hiệu quả của các quy trình là:
- Chất lượng được cải thiện — Ít lỗi hơn. Sản phẩm phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng.
- Tăng tốc độ — Cung cấp tốt hơn. Quản lý hàng tồn kho tốt hơn. Giảm rủi ro. Khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn.
- Nâng cao độ tin cậy — Sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp, vào đúng thời điểm và đúng nơi. Xây dựng lòng tin và lòng trung thành của khách hàng với doanh nghiệp.
Theo www.bdc.ca
