Nhiều doanh nghiệp thường làm việc theo một trình tự nhất định bởi đó là cách thông thường. Nhưng để cải thiện hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp nên tự đặt ra các câu hỏi về các phương pháp của mình. Và sơ đồ quá trình là một công cụ giúp doanh nghiệp hiểu rõ được điều này hơn.
-
Lợi ích của việc tạo sơ đồ quá trình là gì?
Sơ đồ quá trình cho phép doanh nghiệp:
- cải thiện tính linh hoạt
- tăng chất lượng
- giảm chi phí
- cải thiện sự hài lòng của khách hàng
Khi doanh nghiệp có thể cung cấp chính xác những gì khách hàng muốn, đúng thời gian và ở mức giá rất cạnh tranh, doanh nghiệp đã có sẵn mọi thứ để vượt quá mong đợi của họ.
Để làm được điều này, doanh nghiệp cần hiểu vấn đề nằm ở đâu bằng cách xem xét các quá trình chính của mình, vai trò và trách nhiệm của mọi người, sau đó đặt mục tiêu và theo dõi các chỉ số hiệu suất khác nhau cho quá trình trong bảng theo dõi quản lý.
Không bao giờ bỏ quên nhu cầu của khách hàng
Khi phân tích các quá trình, hãy luôn nhớ rằng chúng phải cung cấp giá trị cho khách hàng. Khi doanh nghiệp không lưu tâm đến điều này, có có thể đạt được 20% giá trị gia tăng trong các quá trình của mình. Ngược lại, các tổ chức hàng đầu thế giới đang đạt được 60% đến 70% giá trị gia tăng trong các quá trình nhờ nhạy cảm với nhu cầu của khách hàng.
100% giá trị gia tăng đạt được sẽ là không thể, bởi luôn có những lãng phí vận chuyển, lãng phí chờ đợi… mà không tạo thêm giá trị cho khách hàng. Khách hàng sẽ không trả tiền cho tổ chức kém. Cải tiến quá trình có nghĩa là giảm thiểu lãng phí và gia tăng giá trị. Ví dụ, khách hàng sẽ không sẵn sàng trả thêm tiền vì công ty phải vận chuyển một phần bằng máy bay chứ không phải bằng tàu biển vì đã đặt hàng quá muộn.
Mặt khác, họ có thể sẵn sàng trả nhiều tiền hơn cho một nguyên liệu thô cụ thể. Đôi khi doanh nghiệp tạo thêm cho sản phẩm những tính chất tốt hơn, nhưng lại không phải là thứ khách hàng cần, họ sẽ không muốn trả thêm tiền cho nó, khiến tăng thêm lãng phí xử lý thừa. Việc lập sơ đồ quá trình phải được thực hiện dựa trên nhu cầu của khách hàng, không đi lạc sang bên này hay bên kia, phải lấy khách hàng làm trung tâm.
2. Thế nào là một sơ đồ quá trình theo Lean ?
Lập sơ đồ quá trình là một khía cạnh trung tâm của Lean. Trong phương pháp này, doanh nghiệp xem xét mọi hoạt động chính thực hiện và phân tích nó. Xác định các yếu tố chính và ai chịu trách nhiệm về chúng.
Lý tưởng nhất là những người trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào các hoạt động chính này hàng ngày có thể tham gia vào quá trình lập sơ đồ. Đó là những người hiểu rõ quá trình và biết được điều gì không hiệu quả trong quá trình.
Ngoài ra, khi tập hợp các bên liên quan tham gia vào lập sơ đồ, sẽ giúp họ hiểu được rõ hơn công việc của đối phương và tại sao họ lại làm theo cách đó. Từ đây, mỗi thành viên trong nhóm lập sơ đồ sẽ lập tức thấy những gì họ có thể làm để cộng tác tốt hơn và làm việc hiệu quả hơn.
3. Các cấp độ khác nhau của sơ đồ quá trình theo Lean là gì?
Lean có thể được sử dụng để lập sơ đồ các quá trình ở các mức độ chuyên sâu khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức.
Sơ bộ
Với cấp độ đầu tiên này, các quá trình chính của tổ chức được thể hiện trong một sơ đồ. Đây được gọi là SIPOC (suppliers – nhà cung cấp, inputs – đầu vào, processes – quá trình, outputs – đầu ra, clients – khách hàng).
Thực hiện phương pháp này thường xuyên sẽ nhanh chóng bộc lộ các hoạt động bất thường của quá trình, chẳng hạn một quá trình không tạo được thành phẩm mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng.
Chi tiết
Để tiến xa hơn, các hoạt động được lập sơ đồ tuần tự, từ việc tiếp nhận đơn đặt hàng đến lập hóa đơn.
Nhằm thúc đẩy phân tích sâu hơn, doanh nghiệp nên thêm các chức năng liên quan đến từng hoạt động, chẳng hạn như bán hàng, quản trị, mua hàng, sản xuất, vận chuyển và tài chính.
Hãy đặt các chức năng chính của tổ chức từ trên xuống dưới và sắp xếp các quá trình khác nhau theo trình tự, phù hợp với chức năng. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ thấy các vấn đề một cách nhanh chóng. Ví dụ, nếu một số trách nhiệm được tập trung vào một chức năng cụ thể, nó sẽ tạo ra sự chậm trễ hoặc tắc nghẽn trong quá trình.
Chi tiết (có hệ thống thông tin)
Sau đó, doanh nghiệp phải xem cơ sở dữ liệu (database) nào được liên kết với các quá trình. Ví dụ: Hàng tồn kho nằm trong một hệ thống file độc lập hay quản lý trên phần mềm? Thông tin khách hàng có đến từ phần mềm quản lý quan hệ khách hàng không?
Sau đó, doanh nghiệp có thể kết nối cơ sở dữ liệu với một phần mềm quản lý hoạt động tích hợp. Thông tin chi tiết về quá trình, chẳng hạn như các cuộc họp và lịch trình sản xuất, cũng có thể được thêm vào.
4. Lập sơ đồ quá trình trong lĩnh vực sản xuất là gì?
Các nguyên tắc lập sơ đồ quá trình hoạt động tốt trong các nhà máy sản xuất. Ví dụ, hãy xem xét việc xử lý đơn đặt hàng, từ khi nhập vào hệ thống đến khi giao hàng.
Ngay sau khi đơn đặt hàng được nhập vào hệ thống, doanh nghiệp phải lập kế hoạch, vì vậy hãy đảm bảo có nguyên liệu thô để sản xuất và năng lực sản xuất trước thời hạn giao hàng. Sau đó sản xuất đơn hàng và tập hợp các mặt hàng để xuất xưởng. Tất cả những điều này cần được phân tích.
5. Lập sơ đồ quá trình trong quản lý dự án là gì?
Lập sơ đồ quá trình cũng có thể được thực hiện trong các văn phòng.
Khi một dự án mới xuất hiện, doanh nghiệp bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu, ai sẽ tham gia và nguồn lực nào sẽ dành cho nó, cả vật chất và con người. Những giai đoạn lập kế hoạch ban đầu này rất quan trọng, và nếu doanh nghiệp không dành đủ thời gian cho chúng, doanh nghiệp có nguy cơ làm dự án bị lệch hướng và làm bùng nổ ngân sách.
Từ đó, doanh nghiệp sẽ sẵn sàng thực hiện dự án và theo dõi tiến trình của nó.
Doanh nghiệp cũng cần các trạm kiểm soát và cần truy cập thông tin. Điều này không được đưa ra ở tất cả các tổ chức. Các nhà quản lý thường đưa ra các ước tính, nhưng điều quan trọng là tình hình thực tế phải được báo cáo chính xác để quản lý tốt dự án.
6. Lập sơ đồ quá trình Six Sigma là gì?
Phương pháp Six Sigma, do Motorola phát triển, dựa trên phân tích dữ liệu toàn diện để xác định định lượng tình huống bắt đầu trước khi hành động.
Nó đòi hỏi một mức độ trưởng thành cao vì trước khi hành động, cần phải phân tích dữ liệu và tính toán thống kê rất nhiều, để đảm bảo các hành động diễn ra cực kỳ nghiêm ngặt. Điều đó không phải lúc nào cũng khả thi ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
7. Những công cụ nào được sử dụng để lập sơ đồ các quá trình?
Để lập sơ đồ quá trình, tất cả những gì chúng ta cần là giấy nhớ đơn giản, có màu sắc khác nhau, dán lên tường và di chuyển xung quanh theo yêu cầu.
Lý tưởng nhất là doanh nghiệp tập hợp các bên liên quan lại với nhau và thảo luận. Mỗi màu của giấy nhớ được gán một ý nghĩa, vì vậy mọi thứ đều rõ ràng trong nháy mắt.
Sau đó, nhập kết quả vào phần mềm sơ đồ quá trình hoặc nếu mọi người làm việc từ xa, có thể sử dụng phần mềm ngay từ đầu. Nói chung, đó là một nền tảng trực tuyến ít nhiều mô phỏng mọi người đang ngồi trước bảng trắng và sắp xếp các hoạt động theo thứ tự tuần tự.
8. Làm thế nào để điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp với sự trợ giúp của sơ đồ quá trình?
Khi sơ đồ quá trình đã hoàn thành và các vấn đề đã được xác định, doanh nghiệp phải đặt ra các mục tiêu và thực hiện kế hoạch để đạt được chúng.
Doanh nghiệp có thể xem xét vai trò và trách nhiệm của mọi người, đo lường kết quả và kết hợp các công nghệ mới để mọi người cộng tác hiệu quả hơn. Các quá trình đang hoạt động. Bằng cách điều chỉnh chúng, doanh nghiệp có thể tiến gần hơn đến những gì các công ty đẳng cấp thế giới đang làm.
Theo bdc
